仕事

社内で1番仕事ができる上司は整理整頓へのこだわりがハンパなかった!

整理整頓。

あなたも一度は両親や学校の先生などに言われたことがあると思います。

ですが整理整頓のする意味を考えたことはありますか?

本当の意味は「散らかるのはみっともないから」ではありません。

社会人において整理整頓はとても重要です。実際、仕事ができる人のデスク周りって何かと綺麗ですよね。

今回は新卒で入社した先の上司がめちゃめちゃ仕事ができる人で、整理整頓へのこだわりがハンパなかったのでご紹介します。

この記事で分かること

☑整理整頓とは
☑仕事ができる人のこだわり
☑整理整頓のメリット

整理整頓とは

あなたは整理整頓とは何ですか?と聞かれてすぐに答えられますか?

「綺麗にしまう」「散らかさず棚にしまう」そういったイメージを持っているかと思います。

「整理整頓」という1つのワードでとらえがちですが、「整理」と「整頓」にはそれぞれ別々の意味があります。

整理とは

  • いるもの、いらないものに分ける
  • いらないものは捨てる

これが整理です。

社会人になるとたくさんの書類を扱うことになり、ほとんどの人は必要ない書類も手元に保管しています。

管理できる分量を超えてしまい、つい机の上が書類だらけになる、、なんてケースはよくありますよね。

そんな時はまず「整理」しましょう。いらないものまでため込んでいては、綺麗にしまうことさえできません。

整頓とは

必要なものをいつでもすぐに取り出せるよう、配置すること

これが整頓です。

つまり、必要なものがあったらすぐに取り出せるか?が基準。

「あれ、あの書類どこいったっけ、、」とデスクの引き出しをあけて探しているようでは整頓できていないんです。

欲しいものがあったらすぐにその居場所迷うことなくたどり着けて「整頓」できているということになります。

整理整頓が完璧な上司

私は新卒でブラック企業に入社しましたが、そこで私の教育担当になったAさんは今まで見た誰よりも仕事ができる人でした。

Aさんは中卒ながらも年齢に嘘をついて冷凍庫で働き、そこから不動産仲介会社で20歳にしてグループリーダーに、その後、今の会社に入社した鉄人です。

今の会社でも入社4年目ながら係長というスピード出世で、本当に頭がキレる上司でした。

そんな仕事ができるAさんは整理整頓へのこだわりがハンパなかったのでご紹介します。

文房具は磁石でくっつける

デスクの壁に自分で持参した磁石を貼り付けて、そこに金属製の文房具(ハサミ等)をくっつけていました。

→机を開けずにすぐ使える、戻すのも磁石にくっつけるだけ。

その上司から言わせると、「引き出しをあける回数も1日に数十回あるが、これも無駄だ。」ということです。

引き出しはものをいえる場所なので、そういった思考は私にはありませんでした。

でもよく使うものは確かにすぐ取り出せる場所に置いとくのは良いことですよね。

書類は重ねずに立てる

書類がデスクに上に積み重なっているという人って割といませんか?

どんどん書類が手元にくると、つい重ねてしまいますよね。しかし書類を重ねて積み上げてしまうのは良くありません。

☑古い書類がどんどん下にいき処理が遅くなる
☑今ある書類が把握できない

できる上司は絶対に書類は重ねずに、ファイルボックスを使って書類を立てていました。

☑全ての書類が均等に見える
☑書類を全て把握することができる

パソコン内のデータも整理整頓

「デスクトップにファイルが散乱してるやつは仕事ができない」

Aさんは常にそう言ってました。確かに何か保存するときは見つけやすいデスクトップにしがちです。

すると、いつの間にかデスクトップ画面がいろんなワードやエクセルやPDFまみれ、、なんてことよくありますよね。

ですが、Aさんはデスクトップ画面は2行程度しかありません。

「事務処理」と書かれたフォルダ内に、案件ごとにフォルダ分けがされていました。そしてそれぞれの案件のフォルダ内は全て統一された形式でファイルを保存。

「△案件の〇データが欲しい」と思ったらすぐに見つけることができます。

いらないデータは消す「整理」と、いつでもすぐに欲しいデータを取り出せる「整頓」が完璧でした。

業務も整理整頓

整理整頓はデスク周りやパソコンだけではありません。

Aさんは社内の業務で無駄なものがないか常に考えていました。

上司
上司
  • 無駄な業務はないか
  • 他の方法で効率化できないか

常にその思考でものごとを見ているため、日々たくさんの無駄に気づきます。それを誰でも簡単にできる他の方法を考えます。

無駄な業務を捨てて整理し、誰でも簡単にできる方法に整頓

整理整頓は何も書類などモノだけではありません。業務も整理整頓することができたのです。

整理整頓は仕事効率がアップする

みなさん既にお気づきかもしれませんが、整理整頓することで「ものを探す」という行為がなくなります。

「ものを探す」という行為は仕事をするための準備時間のため、なんの生産性もない無駄な時間ということを仕事ができる人は理解しています。

ものを探す時間=無駄な時間

ですがほとんどの人は整理整頓が徹底されておらず「ものを探す」時間が多いんです。

私も整理整頓は苦手で、デスクの上に書類を積み重ねがちでした。すると毎回隣のAさんに「お前そんなんじゃいつまで経ってもダメだぞ」とよく注意されました。

日々注意してもらえた&最高のお手本が近くにいたおかげで私もデスク周り、パソコンの中見は常に整理整頓されています。

実際やってみると圧倒的に業務がはかどります。

作業効率UP
  • 欲しい資料をすぐに取り出せる
  • 書類を無くさない
  • デスク周りがキレイだとやる気も出る

以前は書類をしょっちゅう探して、ときには無くしてしまうこともありました。

しかし、整理整頓をすることで書類の紛失もなくなりますし、無駄なものは捨ててあるので他人よりも荷物が少なくてスッキリします。

整理整頓しよう

☑仕事ができる人になりたい
☑業務効率をあげたい

そんな人は1番に整理整頓に取り組むべきです。

整理整頓することで、探す時間がなくなり綺麗なデスクで仕事がはかどります。

1、まずは整理して、無駄なものを捨てましょう。

2、整頓して、すぐに取り出せる状態にしておきましょう。

これだけでも仕事ができる人に大きく近づくことができます。

ABOUT ME
ゆとリーマン
ゆとリーマン
20代サラリーマン。新卒でブラック企業に入社後、30万、50万の詐欺商材を買ってしまい、その後ストレスで身体を壊し転職。20代から無理なく始める投資や体験談を書いています。